Les logiciels de caisses électroniques ont grandement contribué à améliorer la qualité de vie des boulangers et autres commerçants de proximité : gain de temps, facilité d'utilisation, praticité, mais surtout gestion simplifiée de l’entreprise. Faisons un petit tour d’horizon sur les caractéristiques de ces outils d’une grande performance.
Fonctionnement d'un logiciel de caisse
Un logiciel de caisse enregistreuse conçu pour une boulangerie permet de gérer efficacement et rapidement son entreprise. Il vous est tout à fait possible d’utiliser un logiciel général basique qui suffit à tout professionnel, et qui permet :
- d’encaisser et de facturer,
- de gérer les comptes des clients,
- de traiter les commandes de clients,
- de gérer des promotions.
Cependant, il est conseillé de s’équiper d’un logiciel de caisse qui saura répondre aux contraintes du boulanger.
- planifier les commandes,
- contrôler les stocks,
- peser avec les prix connectés,
- estimer la quantité des matières premières à commander,
- gérer les tickets restaurant.
Toutes les données analytiques sont affichées sur l’écran pour une utilisation simple, ludique et efficace. Cette fonctionnalité offre l’avantage d’avoir une vue d’ensemble en temps réel sur le bon fonctionnement de la boulangerie. Ainsi, il est possible d’anticiper au plus vite d’éventuelles faiblesses ou erreurs.
Comment choisir un logiciel de caisse destiné à une boulangerie/pâtisserie ?
Pour bien choisir son logiciel de caisse, il faut prendre en compte qu’une boulangerie nécessite des besoins spécifiques liés à l’activité en elle-même :
- une forte affluence de clients qui nécessite une certaine rapidité,
- beaucoup de transactions à faibles coûts,
- des produits au jour le jour qui ne peuvent être stockés,
- des produits restreints.
Pour ce faire, il vous faudra tout d’abord vérifier que l’outil dispose de solutions de base performantes. Puis, qu’il soit ergonomique, avec une tarification adaptée, et conforme à la réglementation. Il est donc important de tenir compte des fonctionnalités intégrées , mais aussi de celles en options, l’intérêt étant de disposer d’un outil adapté aux besoins des boulangers.
Assurez-vous que l'appareil intègre absolument ces paramètres suivants :
- la prise en charge de tous les moyens de paiement : espèces, cartes (à insérer ou sans contact), tickets restaurants,
- l’élaboration d’un catalogue de produits adaptables,
- l’affichage en temps réel de toutes les données de ventes : taux de transactions et de fréquentation, volume de ventes, etc.
- l'impression de tickets de caisse,
- la gestion de la comptabilité,
- le traitement et la gestion des commandes,
- la gérance du personnel.
Législation et coûts d’un logiciel de caisse de boulangerie
Afin d’éviter la fraude à la caisse enregistreuse, l’Etat a imposé une réglementation concernant les logiciels. Avant cette loi, ces derniers permettaient d’effacer les ventes payées en espèces après le passage en caisse. Ainsi, les professionnels échappaient au règlement de la TVA et de l’impôt sur les sociétés.
Désormais, pour lutter contre la fraude fiscale, un commerçant utilisant un logiciel de caisse se doit de respecter une réglementation stricte concernant son appareil. Ce logiciel doit être certifié NF 525 conforme à la législation en vigueur et doit répondre à certaines conditions sous peine de sanctions financières et pénales :
- l’inaltérabilité,
- la sécurisation,
- la conservation,
- l’archivage.
Niveau tarification, certains éditeurs proposent des licences à l’achat, ce qui nécessite un investissement de départ plus important. Une autre solution permet d’éviter un besoin de trésorerie, c’est l’abonnement. La boulangerie peut ainsi optimiser ses charges et profiter des mises à jour du logiciel, ce qui lui permet de profiter des améliorations et de faire évoluer la structure.